Onlangs was ik druk met een uitdagende opdracht visual recording (Watte? Daarover later meer). Voorafgaand aan de bijeenkomst mocht ik de aanwezigen een korte tekenles geven. Doel: laten zien dat íedereen een begrip kan tekenen en dat je daarvoor geen Picasso hoeft te zijn. Liever niet juist.

Bloemen
Ik vroeg de jongeren en hun begeleiders om hun ogen dicht te doen en te denken aan een vaas met bloemen. Toen ze hun ogen weer open deden, mochten ze aangeven wat ze hadden gezien. Ik hield ze twee opties voor: een A3 met daarop 13 letters (namelijk de V, A, A, S, M, E, T, B, L, O, E, M, E en N) en een A3 met daarop een tekening van een vaas met bloemen. Ze antwoordden unaniem: iedereen wees naar de tekening van de vaas met bloemen.
Met dit in het achterhoofd is het eigenlijk heel bijzonder dat verslagen van vergaderingen en brainstorms nog steeds zoveel letters bevatten. Eindeloos veel letters – vrijwel alleen maar letters – met als enige vrolijke noot een witregel.

Visual recording
En dan kom ik op visual recording. Zeg maar gerust visuele verslaglegging. Of sketchnoting. Of graphic recording. Want dat is het.
Mindmatterz is betrokken bij uiteenlopende strategische overleggen en brainstorms. Als luisteraar, filteraar, tekenaar en inzichtgever. Mijn gereedschap? Groot formaat papier (soms wel 3 meter breed), stiften en een opgeruimd hoofd. De ingrediënten: tekeningen, typografie, pijlen, symbolen en kaders. En tegenwoordig vooral de Ipad. Een aantal uitgelichte projecten vind je hier.

Why?
Waarom zou je een visueel verslag (laten) maken? Welnu, het blijkt dat visuele voorstellingen veel langer in het geheugen blijven zitten dan bijvoorbeeld tekst of cijfers. Denk maar eens aan een grafiek. Dat ‘leest’ en beklijft beter dan een uitgebreide toelichting erop. Maar er is meer:

• Met visuals weet je in één oogopslag wat er tijdens een meeting besproken is (ook fijn voor de mensen die niet bij de meeting aanwezig waren). Met andere woorden: visuele voorstellingen ‘lees’ je integraal en snel.
• Met visuals kun je doelgerichter verslag leggen. Snel tot de essentie komen!
• Met een visuele weergave van de inhoud word je min of meer gedwongen te focussen en de kern tot je te nemen.
• Met tekeningen leg je verbanden sneller, begrijp je de samenhang en worden patronen helder. In een geschreven verslag heb je heel veel woorden en paginaverwijzingen nodig om dit voor elkaar te krijgen. Enne… in een visual hoef je niet te bladeren!
• De betrokkenheid van de groep bij de totstandkoming van een visual is groot. Niet zelden maak ik mee dat er een wow-effect is bij het zien van de visual. Men is trots op het resultaat van hún meeting. Over groepsgevoel gesproken!
• Visuals stellen je in staat beter te herinneren. Dat wat er gezegd werd, de interactie in de groep en eventueel discussie die er was. Bij het zien van de visual popt er in de hoofden van de ‘lezers’ vanalles op. Fijn!
• Zien wat je hoort inspireert en zet aan tot verder associeren en denken.
• Met visuals trek en vergroot je de aandacht. Vraagje: heb je ooit wel eens een geschreven verslag in de koffiekamer zien hangen?
• Visuals zijn makkelijk te delen en multi-inzetbaar. Denk aan social media, magazines en websites. De herkenbaarheid en daarmee de attentiewaarde is groot.

Begrijp jij waarom er niet bij elke meeting getekend wordt?

Links en rechts
Voor mij is visual recorden de ultieme mix van inhoud en vorm. Want het zal je misschien verbazen: tijdens een visual recording ben ik maar pakweg 20% van de tijd aan het tekenen. Een derde van de tijd ben ik aan het structureren. En de helft van de tijd ben ik aan het luisteren en filteren. Links en rechts werken dan lekker samen!